Phân tích khoảng cách kỹ năng - Hướng dẫn đầy đủ (2023)

Trong thời điểm mà các công ty có nhu cầu đào tạo lại và nâng cao kỹ năng cho nhân viên của họ ngày càng tăng nhanh, phân tích khoảng cách kỹ năng trở thành một công cụ ngày càng phù hợp. Nhưng bạn bắt đầu ở đâu? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích phân tích khoảng cách kỹ năng là gì, tại sao nó có thể là một công cụ hữu ích và chúng tôi sẽ chia sẻ cách tiếp cận ba bước để tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng.

Nội dung
Phân tích khoảng cách kỹ năng là gì?
Tại sao phân tích khoảng cách kỹ năng lại hữu ích?
Cách thực hiện phân tích khoảng cách kỹ năng
Một cách tiếp cận định lượng để tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng
Trên một lưu ý cuối cùng
Câu hỏi thường gặp

Phân tích khoảng cách kỹ năng là gì? Định nghĩa

Phân tích khoảng cách kỹ năng là một công cụ được sử dụng để đánh giá sự khác biệt (hoặc khoảng cách) giữa trạng thái thực tế và trạng thái mục tiêu trong tương lai. Các tổ chức sử dụng nó để xác định các kỹ năng mà một cá nhân nhân viên cần nhưng không nhất thiết phải có để thực hiện công việc của họ hoặc để thực hiện một số nhiệm vụ một cách hiệu quả (Antonucci, Ovid, 2012).

Đối với nhân sự, phân tích khoảng cách kỹ năng là một cách để tìm ra những kỹ năng và kiến ​​thức nào còn thiếu giữa các nhân viên trong tổ chức. Khi họ có thông tin này, HR có thể giải quyết khoảng cách kỹ năng trong tổ chức. Điều này có thể được thực hiện thông quanâng cao tay nghề, đào tạo lại kỹ năng, quyết định đầu tư L&D,kế hoạch thành công, và như thế. Chúng tôi sẽ thảo luận về các tùy chọn khác nhau sau trong bài viết này.

Nếu bạn muốn xem video về cách thực hiện phân tích lỗ hổng kỹ năng, hãy xem phần Learning Bite của chúng tôi bên dưới:

Tại sao phân tích khoảng cách kỹ năng lại hữu ích?

Trong năm 2018 của mìnhBáo cáo Tương lai của Việc làm, Diễn đàn Kinh tế Thế giới tuyên bố rằng đến năm 2022, không ít hơn 54% tổng số người lao động sẽ cần cập nhật hoặc thay thế năng lực của họ. Đây là kết quả của sự phát triển công nghệ nhanh chóng và quá trình số hóa ngày càng tăng ảnh hưởng đến cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta.

Đối với các tổ chức trong tất cả các ngành, điều này có nghĩa là một số công việc nhất định sẽ biến mất do tự động hóa, trong khi những công việc khác sẽ thay đổi về nhiệm vụ và trách nhiệm cốt lõi của họ. Đây là nơi thiết kế lại công việc trở nên phù hợp; sắp xếp lại các nhiệm vụ và trách nhiệm này để phù hợp với thực tế công việc đang thay đổi.

Tuy nhiên, trước khi bạn thiết kế lại công việc, điều quan trọng là phải biếtGìcác kỹ năng và kiến ​​thức hiện đang thiếu trong lực lượng lao động của bạn và kỹ năng nào trong số đó là cần thiết cho hoạt động của tổ chức bạn.

Điều này đưa tôi đến những lý do tại sao tiến hành phân tích lỗ hổng kỹ năng lại hữu ích:

Sử dụng 1: Nó cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về toàn bộ lực lượng lao động của bạn

Bạn sẽ có thể xác định nhân viên nào có nhiều kiến ​​thức nhất về các khía cạnh cụ thể của doanh nghiệp, cũng như những nhân viên có khoảng cách kỹ năng (quan trọng).

Như vậy, bạn sẽ có thể nhắm mục tiêu tốt hơn các nguồn lực (đào tạo) về những kỹ năng cần được chú ý nhiều nhất. Đổi lại, điều này sẽ dẫn đến việc sử dụng tối ưu các nguồn lực để cải thiện hiệu suất tổng thể của nhóm.

Sử dụng 2: Nó thúc đẩy học tập và phát triển cá nhân

Các nhân viên cá nhân sẽ có thể tìm ra những cải tiến mà họ sẽ phải thực hiện để có được hoặc cải thiện các kỹ năng và năng lực cần thiết để thực hiện tốt nhất có thể trong vai trò (tương lai) của họ. Cuối cùng, điều này cũng sẽ có tác động tích cực đến năng suất của nhân viên của bạn.

Sử dụng 3: Nó sẽ giúp bạn lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược

Hoạch định chiến lược lực lượng lao độnglà, trong số những thứ khác, về việc đảm bảo bạn có đúng số người có quyềnkỹ năngở đúng nơi. Tuy nhiên, thật khó để bắt đầu lập kế hoạch cho tương lai nếu bạn không biết chính xác vị trí của mình ngay bây giờ từ góc độ kỹ năng…

Sử dụng 4: Nó có thể cải thiện nỗ lực tuyển dụng của bạn

Điều này đi đôi với đoạn trước. Việc tuyển dụng những người giỏi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn có thể xác định được những ứng viên có kỹ năng phù hợp hơn với những kỹ năng cần thiết để hoạt động hiệu quả trong một vai trò cụ thể.

Sử dụng 5: Nó tạo ra lợi thế cạnh tranh

Nếu bạn kết hợp tất cả những điều trên, bạn sẽ có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh và dẫn đầu đối thủ cạnh tranh của mình. Bạn sẽ biết điểm mạnh và điểm yếu của lực lượng lao động của mình, bạn sẽ có thể lập kế hoạch trước về học tập, phát triển và tuyển dụng, từ đó tối ưu hóa hiệu suất của tổ chức.

Cách thực hiện phân tích khoảng cách kỹ năng

Khi tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng trên thực tế, chúng tôi đề xuất hai phương pháp phân tích khoảng cách kỹ năng, một phương pháp định tính và một phương pháp định lượng.

Cách tiếp cận đầu tiên là định tính và lỏng lẻo dựa trênPhát triển tổ chứcquá trình. Phương pháp thứ hai là phương pháp do Antonucci và Ovidio đề xuất và tuân theo cách tiếp cận định lượng. Chúng ta sẽ xem xét cả hai phương pháp phân tích khoảng cách kỹ năng, bắt đầu với phương pháp định tính.

1. Phạm vi và chẩn đoán

Giai đoạn đầu tiên này là về phạm vi thử thách. Trong trường hợp phân tích khoảng cách kỹ năng, điều này có nghĩa là xác định các kỹ năng cần thiết.

Để xác định các kỹ năng mà tổ chức cần hiện tại – và trong tương lai – trước tiên bạn cần hỏi và trả lời một số câu hỏi nhất định. Ví dụ:

• Nhiệm vụ của tổ chức là gì?
• Mục tiêu kinh doanh của tổ chức là gì?
• Những kỹ năng quan trọng nào là cần thiết để có thể thực hiện sứ mệnh và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh?

Tiêu chí để xác định có hay khôngmột kỹ năng là quan trọng hoặc không quan trọnglà như sau. Nếu nhân viên thiếu một kỹ năng nào đó nhưng vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ thì kỹ năng đó là không cần thiết. Mặt khác, nếu một nhân viên hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể nhưng với kết quả không đạt yêu cầu, thì kỹ năng còn thiếu là rất quan trọng.

Liên quan đến các kỹ năng cần thiết trong tương lai trong tổ chức và ngành của bạn, ngoài những điều khác, bạn cần biết:

• Những công việc nào trong tổ chức/ngành của bạn có khả năng được tự động hóa (một phần)?
• Những kỹ năng nào hiện đang gia tăng trong ngành của bạn?
• Công ty của bạn sẽ cần thêm loại công việc (không tồn tại) nào?

2. Thu thập và phân tích dữ liệu

Bước thứ hai là thu thập và phân tích dữ liệu. Mục tiêu của giai đoạn này gồm ba phần: phân tích những nhiệm vụ hiện đang được thực hiện, đánh giá mức độ quan trọng của những nhiệm vụ này và hỏi về các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đúng cách. Trong trường hợp phân tích khoảng cách kỹ năng, các hoạt động thu thập và phân tích dữ liệu có thể bao gồm:

– Phát triển hồ sơ công việc và xác định các kỹ năng quan trọng cần thiết cho từng vai trò công việc

• Xem lại mô tả vị trí hiện tại cho các nhu cầu trong tương lai
• Xem xét tác động của những thay đổi (quy định) sắp tới cũng như xu hướng công việc trong tương lai đối với công việc
• Dành thời gian để phát triển một danh sách các năng lực mô tả rõ ràng và chính xác nhất những gì cần thiết để thực hiện công việc

– Tiến hành kiểm kê các kỹ năng hiện tại của nhân viên

• mô tả vị trí
• Thông số kỹ thuật của lớp công việc
• Đánh giá thành tích và đánh giá nhân viên
• Phỏng vấn/họp nhóm tập trung với người giám sát, quản lý và nhân viên

– Xác định năng lực và trình độ kỹ năng của nhân viên

• Đưa thông tin thu thập được từ các bài đánh giá năng lực vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, có thể tìm kiếm được
• Cơ sở dữ liệu của tất cả nhân viên và năng lực hiện có của họ
• Băng qua đường với các kỹ năng quan trọng cần thiết đã được xác định cho hiện tại và tương lai

Công nghệ nhân sự có thể giúp bạn một vài phần trong việc này. Đặc biệt là khi tổ chức của bạn có quy mô vừa hoặc lớn, việc theo dõi thủ công từng nhân viên cũng như năng lực và trình độ kỹ năng của họ sẽ nhanh chóng trở nên bất khả thi.

MỘThệ thống quản lý nhân tài, chẳng hạn, có thể là cơ sở dữ liệu duy nhất, có thể tìm kiếm, thu thập tất cả thông tin từ các đánh giá hiệu suất và đánh giá năng lực của nhân viên của bạn.

3. Thiết kế can thiệp

Giai đoạn này là về việc tạo ra một can thiệp phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Trong trường hợp của chúng tôi, điều đó có nghĩa là một khi bạn đã phát hiện ra những khoảng trống về kỹ năng trong tổ chức của mình, bạn có thể tạo một chiến lược để lấp đầy những khoảng trống này một cách tốt nhất.

Ví dụ, khoảng cách kỹ năng tiềm ẩn mà bạn có thể gặp phải có thể là sự thiếu hụt kỹ năng kỹ thuật số – như được tìm thấy trongmột báo cáo ở Hà Lanđiều đó cho thấy 50% công nhân cần không có kỹ năng kỹ thuật số.

Một ví dụ khác là thiếu nhân viên có kỹ năng kỹ thuật số mềm (chẳng hạn như lấy khách hàng làm trung tâm và đam mê học hỏi); dựa theomột báo cáo của Capgemini và LinkedIn, 59% nhà tuyển dụng trải nghiệm điều này.

Và sau đó, tất nhiên, có những ví dụ về các kỹ năng cụ thể của ngành và công việc mà các công ty có thể thiếu. Ví dụ, trong nghiên cứu khoảng cách kỹ năng năm 2018 của họ,Deloitte và Viện Sản xuấttiết lộ rằng khoảng cách kỹ năng trong ngành sản xuất của Hoa Kỳ có thể khiến khoảng 2,4 triệu vị trí không được lấp đầy từ năm 2018 đến năm 2028.

Nghiên cứu tương tự cho thấy rằng các vị trí liên quan đến sản xuất lành nghề, tài năng kỹ thuật số và đặc biệt là quản lý vận hành có thể khó tuyển dụng – khó gấp ba lần.

Can thiệp phân tích lỗ hổng kỹ năng

Tùy thuộc vào các kỹ năng bạn đang thiếu và khả năng của lực lượng lao động hiện tại của bạn, bạn có thể áp dụng một số 'biện pháp can thiệp':

• Đào tạo và phát triển nhân viên hiện có
• thiết kế lại công việc
• Tuyển dụng những người có kỹ năng quan trọng
• Một sự kết hợp của một hoặc nhiều điều trên

Hãy lần lượt đi qua từng tùy chọn này.

Đào tạo và phát triển nhân viên hiện có

Kết quả phân tích khoảng cách kỹ năng của bạn có thể dẫn đến sự phát triển củahọc tập và phát triểncác chương trình sẽ đào tạo lại nhân viên của bạn về các kỹ năng mới được yêu cầu hoặc còn thiếu.

thiết kế lại công việc

Các câu hỏi về sứ mệnh của công ty, mục tiêu kinh doanh và các kỹ năng cần thiết để đạt được những mục tiêu đó – hiện tại và trong tương lai – có thể dẫn đến kết luận rằng nhiệm vụ và trách nhiệm của một số công việc nhất định cần được sắp xếp lại. Đây là những gì chúng ta gọithiết kế lại công việcvà điều này cũng có thể dẫn đến việc nhân viên phải đào tạo lại các kỹ năng mới được yêu cầu.

Tuyển dụng những người có kỹ năng quan trọng

Kết quả phân tích khoảng cách kỹ năng của bạn có khả năng thay đổi các tiêu chí dựa trên những người được tuyển dụng. Bởi vì ngay cả khi bạn có thể đào tạo lại hoặc nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại của mình, thì đến một lúc nào đó, bạn sẽ phải tuyển dụng người mới (do nhân viên nghỉ việc, nghỉ hưu, v.v.).

Trực tiếp thuê người có kỹ năng quan trọng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đào tạo họ về những kỹ năng đó. Nó cũng sẽ giúp họ đi vào hoạt động và sản xuất nhanh hơn. Nếu bạn không thể tìm được người đủ nhanh, bạn có thể tham gia vào lực lượng lao động dự phòng và thuê một người làm việc tự do hoặc nhà thầu để giúp bạn (tạm thời) lấp đầy khoảng trống kỹ năng.

Một cách tiếp cận định lượng để tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng

Một phương pháp khác để đo khoảng cách kỹ năng được đề xuất bởiAntonucci và Ovidio. Cách tiếp cận định lượng của họ đo lường khoảng cách của từng năng lực đối với mọi môn học được kiểm tra. Thuật toán mà họ thiết kế chỉ tính đến tình huống trong đó cái gọi là khoảng cách âm được tìm thấy. Điều này có nghĩa là năng lực của nhân viên thấp hơn năng lực cần thiết.

Tùy theo khoảng cách lớn hay nhỏ mà doanh nghiệp có thể tổ chức các hoạt động tự đào tạo hoặc phải chuyển sang chương trình đào tạo. Một sự khác biệt khác cần được thực hiện ở đây là giữa khoảng cách kỹ năng của những năng lực thường được sử dụng và khoảng cách của những năng lực hiếm khi được sử dụng.

Cũng giống như phương pháp trước đây mà chúng tôi đã mô tả, điểm bắt đầu là lập bản đồ các kỹ năng cần thiết cho từng hồ sơ làm việc. Điểm chuẩn cho từng năng lực cần thiết có thể được xác định theo quy trình từ trên xuống (từ cấp quản lý đến nhân viên) hoặc từ dưới lên (từ nhân viên đến cấp quản lý).

Ưu điểm của benchmarking theo cách này là:

• quy trình không thay đổi nếu sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống hoặc từ dưới lên
• bạn nhận được ước tính định lượng về khoảng cách kỹ năng, có tính đến tầm quan trọng và tần suất sử dụng
• nó cho phép một quy trình linh hoạt, bán tự động để lập kế hoạch cho các khóa đào tạo

Điều này dẫn đến chỉ số khoảng cách kỹ năng sau đây:

Trong công thức này, chỉ sốgcủa lỗ hổng trongj-th kỹ năng được tính toán. Các biến khác trong công thức là viết tắt của:

• N – chỉ điểm củasự cần thiếtgiao cho
• Tôi-người được phỏng vấn cho
• j-kỹ năng thứ
• P – cho biết điểm quy cho cấp độ của kỹ năngsở hữubởi nhân viên
• F chỉ ratần suất sử dụngkỹ năng của cùng một nhân viên
• c – là một hằng số để giảm ảnh hưởng của khoảng cách thấp hoặc âm (nghĩa là không hoặc một)
• F cho biết tần suất sử dụng mà, trong điều kiện lý tưởngđiểm chuẩncủa công ty, đại diện cho ngưỡng mà trên đó sự thiếu hụt kỹ năng thể hiện một vấn đề cần được giải quyết (có tính đến chi phí đào tạo).
• K chỉ cho phép tính đến những khoảng trống tích cực (khi một kỹ năng nhất định, được sử dụng tương đối thường xuyên không được sở hữu đầy đủ)

Bây giờ, điều này đặt ra một số câu hỏi, bắt đầu với,dữ liệu liên quan được thu thập như thế nào?Nói chung, điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng đánh giá trên giấy và hỗ trợ phỏng vấn hoặc sử dụng phần mềm quản lý kỹ năng. Đặc biệt là khi bạn đang tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng giữa một số lượng lớn nhân viên, thì cách thứ hai trở thành lựa chọn rõ ràng hơn.

Các công ty nhưCơ sở kỹ năng,AG5Vàchim ưngcung cấp phần mềm quản lý kỹ năng cho phép bạn dễ dàng xác định các yêu cầu kỹ năng (trong tương lai) và ghi lại kỹ năng cũng như mức độ quan tâm của toàn bộ lực lượng lao động của bạn.

Một câu hỏi khác xuất hiện trong đầu làloại đánh giá nào bạn có thể sử dụng để có được thông tin cần thiết?Ví dụ, thông tin về nhu cầu của công ty về kỹ năng, tần suất sử dụng một số kỹ năng nhất định và kho kỹ năng cụ thể cho từng vai trò có thể được thu thập thông qua khảo sát tự đánh giá hoặc thông qua đánh giá 360 độ. Sau đó là đánh giá giữa đồng nghiệp và cấp trên.

Nhân tiện, ở đây cũng vậy, công nghệ nhân sự có thể giúp ích. Bạn có thể sử dụng các công cụ phản hồi chẳng hạn như các công cụ được cung cấp bởikhen ngợi,15NămVàphản quangđể thu thập và phân tích phản hồi từ và về nhân viên của bạn.

Câu hỏi thứ ba sẽ là về bản thân xếp hạng,làm thế nào để tính điểm làm việc?Trong ví dụ được đề cập bởi Antonucci và Ovidio, các đánh giá kỹ năng được thể hiện trên thang điểm từ 1 đến 5 với 1 là mức thấp nhất và 5 là mức cao nhất. Đối với mỗi cấp độ, mỗi người được phỏng vấn cho điểm về cấp độ kỹ năng thực sự sở hữu và cấp độ kỹ năng mà họ cho là cần thiết. Phương pháp tính điểm tương tự được sử dụng để chỉ ra mức độ sử dụng ngưỡng cửa sổ trong công ty.

Khi bạn đã thu thập tất cả các dữ liệu liên quan, bạn sẽ có thể kiểm tra độ lệch giữa mức độ kỹ năng sở hữu và mức độ cần thiết của từng nhân viên cũng như tần suất sử dụng chúng trong công ty. Điều này sau đó sẽ cho phép bạn thực hiện hành động dẫn đến một hoặc nhiều biện pháp can thiệp vào khoảng cách kỹ năng mà chúng tôi đã mô tả ở trên.

Trên một lưu ý cuối cùng

Trong thời điểm mà các công ty đang ngày càng tìm cách chuẩn bị cho nhân viên của họ cho tương lai, điều quan trọng là phải biết những kỹ năng và năng lực mà lực lượng lao động của bạn hiện đang sở hữu. Phân tích lỗ hổng kỹ năng có thể là một công cụ tốt để sử dụng cho việc này; khi được thực hiện tốt, nó sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết có giá trị về toàn bộ lực lượng lao động của bạn, có thể giúp bạn lập kế hoạch chiến lược cho lực lượng lao động và cải thiện các nỗ lực tuyển dụng của bạn. Phân tích khoảng cách kỹ năng hiệu quả cũng sẽ cho phép bạn tối ưu hóa các chương trình học tập và phát triển của mình để đào tạo lại kỹ năng cho nhân viên của bạn khi cần thiết.

tạiHọc viện Đổi mới Nhân sự (AIHR), chúng tôi trợ giúp các chuyên gia nhân sự bằng các kỹ năng của họ – để họ có thể tránh phải đối mặt với sự thiếu hụt về kỹ năng của chính mình. Như vậy, bất kỳ chuyên gia nhân sự nào cam kết học tập suốt đời đều có thể mở rộng bộ kỹ năng của họ với các kỹ năng phù hợp và theo yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp

bình chọn cho tờ báo tuần của chúng tôiđể luôn cập nhật những tin tức, xu hướng và tài nguyên nhân sự mới nhất.